Как оформить возврат поставщику некачественного товара

Каждый человек регулярно вступает в экономические связи с другими людьми. Наиболее распространены торговые отношения, которые предполагают покупку товаров. Они могут быть некачественными, и тогда приходится возвращать их продавцу или производителю. Закон стоит на страже интересов потребителей и определяет юридические методы возврата товаров с наименьшими потерями для покупателя. Рассмотрим эти методы подробнее.

Процедура рекламации

Термин «рекламация» в переводе с латинского означает «громкое возражение». В наше время под рекламацией понимают претензию покупателя на некачественный товар. Она выражается в письменной форме в адрес продавца или производителя, и подать ее можно только в период действия гарантийного срока поставленного товара.

То есть рекламация — это разновидность претензии одного участника сделки в сторону другого. Процедура рекламации юридически прописана и представляет собой ряд действий покупателя.

В этот перечень входит обязательно прописанные в договоре моменты:

• определение критериев качества изделий — например, соответствие ГОСТу;
• срок предъявления претензий по качеству — например, 30 дней с даты поставки; порядок извещения поставщика, то есть когда поставщик или его представитель обязан прибыть для подписания акта о рекламации;
• место проведения экспертизы и кто из сторон договора будет ее оплачивать.

Как доказать наличие дефектов в товаре?

Для составления рекламации недовольному покупателю необходимо собрать доказательства брака:

• сделать фотографии изделия;
• снять покупку на видео;
• обратиться к нотариусу для фиксации съемки;
• посетить торгово-промышленную палату, чтобы известить о покупке с дефектами;
• провести экспертизу в специализированной организации, которую выбирает покупатель.

Если потребуется, указанные действия помогут покупателю защитить интересы в арбитражном суде.

Как известить поставщика?

Электронного письма по e-mail с просьбой заменить недоброкачественную вещь или устранить дефект недостаточно. Покупатель отправляет обычное письмо — с описью вложения или с обратным уведомлением по почте. Разрешается отправлять письмо с доставкой курьером, где предусмотрена отметка о доставке. Письменное требование отправляется на юридический адрес поставщика. Если он отличается от фактического, туда отправляется копия письма.

Это нужно, чтобы гарантированно защитить свои права в суде.

Сроки возврата товара поставщику

Согласно нормам Гражданского кодекса РФ, возврат товар надлежащего качества запрещен. Разрешается обменять изделие на товар другого цвета или размера — но это касается только потребителей, что для предпринимателей сделать сложно. Как правило, проблема решается, если обе стороны сделки (поставщик и продавец) находятся в хороших отношениях, и поставщик согласен обменять один товар на другой.

Если изделие некачественное, предприниматель вправе требовать от поставщика устранения недостатков, снижения цены или возмещения расходов на устранение дефектов. При отказе пострадавший вправе расторгнуть договор, потребовать вернуть деньги или заменить товар.

Оформление сдачи купленного изделия начинается сразу после того, как поставщик его привез. В этом случае из накладной вычеркивается товар с браком. Исправления в документ вносится в присутствии экспедитора, водителя или другого представителя поставщика, который ставит подпись о верификации и забирает товар назад. В течение 5 рабочих дней поставщик корректирует счет-фактуру и учитывает факт того, что при покупке меньшего объема товара НДС снижается.

Другой вариант действий покупателя — подписать накладную без указанных выше корректировок, но договориться о дополнительной поставке качественного изделия в другое время.

Что нужно знать при составлении договора поставки? Согласно требованиям законодательства, в договоре четко формулируются:

1. Предмет договора — марка, модель и год выпуска изделия или наименование, класс, сорт и тип сырья.
2. Порядок приемки товара — срок приемки изделия и срок приемки поставки.
3. Способ проверки качества (если проверяется сырье, указывается соответствующий ГОС, иначе ему могут вернуть чужое некачественное сырье).

Когда товар можно вернуть?

Законодательством предусмотрена возможность покупателя вернуть товар поставщику.

Перечень допустимых случаев	На какие ст. ГК РФ ссылаться
Изделие поставлено не в полном объеме.	ст. 466 ГК
Нет документации или принадлежностей к товару.	ст. 464 ГК
Нарушено условие об ассортименте.	ст. 468 ГК
Обнаружен недокомплект.	ст. 480, 519 ГК
Товар передан без тары или упаковки.	ст. 482 ГК
Неоднократно нарушены сроки поставок по договору.	ст. 523 ГК
Вещь имеет недостатки, которые: невозможно устранить; нельзя устранить без несоразмерных расходов или затрат времени; выявляются неоднократно.	ст. 475 ГК

Отметим, что возврат изделия разрешено оформить в случаях прямого указания в пункте уже действующего договора поставки или в рамках нового контракта. Тогда возможен такой вариант: при возврате покупатель выступает поставщиком, а поставщик становится покупателем. Указанную операцию отражают в учете не как возврат, а как новую продажу.

Какой товар нельзя вернуть?

Покупатель, который является предпринимателем или работает от организации, не вправе вернуть бракованную вещь без предварительных условий. Они связаны с требованием поставщику устранить недостатки изделия.

Нельзя вернуть товар:

1. если зафиксирован мелкий брак в технически сложном товаре.
2. если вещь качественная и включена в список товаров, которые не могут подлежать возврату и обмену (см. Постановление Правительства РФ от 19.01.98 № 55).

Сейчас список расширен и включает разные виды продукции — от технически сложных изделий до книг. Продавец не вправе включать в него какие-либо пункты на свое усмотрение.

Процедура возврата некачественного товара поставщику

Документальное оформление на возврат изделия зависит от разных ситуаций. Разберем типичные:

Несоответствие обнаружено при приемке товара у представителя поставщика

Предположим ситуацию, когда экспедитор привез покупку в магазин, а при приемке фиксируется, что часть продукции испорчена. Покупатель вправе не принимать изделия с дефектами или на месте откорректировать накладную и вычеркнуть из нее позиции с браком.

Подчеркнем, что исправления в документе совершаются в присутствии экспедитора, который является правомочным представителем поставщика и материально ответственным лицом. Он верифицирует накладную, ставит подпись рядом с зачеркнутой позицией, а потом забирает некачественное изделие.

Поставщик, который применяет общий режим, оформляет корректировочный счет-фактуру на меньшую сумму и в течение 5 дней обязуется передать ее покупателю. Если при реализации изделия поставщик использовал УПД, то при его возврате он вправе оформить еще и корректировочный счет-фактуру (см. Письмо УФНС по Москве от 13.05.2020 № 24-23/3/080514@), либо выставить УКД.

Несоответствие обнаружилось при приемке, но вернуть товар сразу невозможно

Предположим ситуацию, когда изделие доставлено транспортной компанией, которая не принимает груз обратно. Тогда процедура оформление документов усложняется. Покупатель принимает привезенное изделие, но документирует брак в присутствии представителя транспортной компании. Составляется акт о расхождении (в четырех экземплярах).При этом используется форма ТОРГ-2 или самостоятельно разработанный бланк.

Затем на основании акта в произвольной форме составляется письменная претензия продавцу. Там указываются обнаруженные недостатки и излагается требование принять бракованную вещь обратно и вернуть деньги.

Потом составляется накладная на возвращаемое изделие (например, по форме ТОРГ-12). В графе «Основание» указываются: «Возврат некачественного товара». Все реквизиты документа переносятся из договора и приходной накладной, по которой ранее поступил товар. Если покупатель — плательщик НДС, ему нужно получить корректировочный счет-фактуру от продавца.

Несоответствие обнаружили после того, как оприходовали товар

Ситуация аналогична предыдущей, и покупатель действует по такому же алгоритму. Однако после принятия вещи у водителя составляется уже не акт о расхождениях (формально он имеет отношение только к процедуре приемки), а другой документ — в произвольной форме (например, акт о выявлении некачественного товара).

Акт составляет комиссия, куда входят два и более человека — сотрудники компании покупателя, имеющие достаточную для подтверждения дефектов изделия квалификацию. Состав комиссии руководитель утверждает отдельным распоряжением или приказом.

Возврат качественного товара

Предположим ситуацию, когда покупатель возвращает поставщику качественную продукцию по существующему сделки, то есть по первоначальному договору или дополнительному соглашению к нему. Тогда покупатель без проблем оформляет накладную на возврат, получая от поставщика корректировочный счет-фактуру продавца.

Если покупатель возвращает вещь по новой сделке, тогда стороны меняются местами. Покупатель становится поставщиком, а поставщик — покупателем. В этом случае бывший покупатель выставляет контрагенту стандартный пакет документов (например: накладную и счет-фактуру).

Отметим, что ранее (до 2019 года) стороны могли применять метод «обратной реализации», когда покупатель продавал товар поставщику в рамках первоначальной сделки. Но теперь это запрещено. Если покупатель в такой ситуации выставит счет-фактуру, то продавец не сможет ее использовать для получения вычета (письмо Минфина от 10.04.2019 № 03-07-09/25208).

Что с налогом на прибыль?

Согласно ст. 81 Налогового кодекса РФ, при расчете налога на прибыль покупателем не учитывается сдача изделий с браком. Если стоимость некачественной вещи уже учтена в расходах, то нужно исправить отчетность за период, в котором эти расходы были признаны.

Другая ситуация при учете налога на прибыль возникает, если возвращено качественное изделие. Такую сделку допустимо трактовать как новую продажу. Тогда учет возврата зависит от метода, который выбрал покупатель — кассового (когда он отражает выручку от реализации в день получения оплаты) или начисления (когда реализация товара учитывается в момент перехода права собственности).

Итоги

Вопросы оформления поставщику некачественного изделия регламентируются российским законодательством. Разобраться в нем бывает сложно — особенно для новичков. Поэтому разумно обратиться к специалистам, которые помогут покупателю в запутанных ситуациях и правильно составят документы, позволяющие добиться справедливости в суде.